O Encontro Nacional da Memória do Poder Judiciário foi instituído pela Resolução 316/2020 do CNJ, tendo como objetivo debater temas de interesse da gestão documental e de memória do Judiciário. Sua realização é anual, preferencialmente na semana do Dia da Memória do Poder Judiciário, 10 de maio, data também instituída pela referida Resolução. As atividades têm como objetivo a capacitação e o compartilhamento de experiências positivas dos tribunais e a expansão da rede de contatos dos setores responsáveis pela memória e gestão documental nas instituições. Em 2021, na sua primeira edição, o evento ocorreu de forma virtual, devido à pandemia de covid-19. No ano seguinte, 2022, o II Encontro foi realizado na Escola Judicial do Tribunal de Justiça de Pernambuco, na cidade do Recife, já no formato presencial.

Para organizar o evento de 2023, foi instituído um grupo de trabalho com representantes de todos os tribunais e do CNJ, que tem se reunido periodicamente, desde agosto de 2022, para discutir o planejamento das atividades. Os integrantes foram indicados pelas Presidências das instituições e pelo Comitê do Proname. O grupo já definiu questões como datas, horários, temas e palestrantes, bem como a identidade visual do evento, o plano de divulgação e um site especial para veiculação de todas as informações relativas ao evento.

O TRT-4 foi designado como responsável pela coordenação do Encontro, nos termos da Portaria CNJ nº 80/2022, e indicou o diretor da Escola Judicial da instituição, desembargador João Paulo Lucena, como coordenador do grupo de trabalho. Como forma de otimizar a gestão das atividades, o grupo foi dividido em subgrupos, tais como o subgrupo da logística e da segurança, o subgrupo responsável pela interlocução com as Escolas Judiciais e o subgrupo responsável pela comunicação social.

A partir deste mês, o plano de divulgação elaborado pelo grupo prevê a veiculação semanal de notícias nos portais de todos os tribunais organizadores e no site do CNJ, com conteúdos formativos que devem destacar os marcos históricos de cada ramo do Poder Judiciário, bem como a respeito dos principais projetos de preservação da memória nas respectivas instituições.

Na sua terceira edição, o tema central do Encontro será “Estruturando a Memória”, com o objetivo de fornecer a todos os tribunais ferramentas e alternativas capazes de auxiliar na implementação ou na ampliação das atividades de preservação da memória do Judiciário nacional e no aperfeiçoamento da gestão documental em cada instituição.

Um dos diferenciais do III Encontro Nacional de memória será um pré-encontro realizado on-line, com o objetivo de atualizar os inscritos a respeito de conceitos e recentes alterações legislativas, incluindo-se os normativos do CNJ, como forma de motivar os participantes para as palestras presenciais do evento.

Como definiu o grupo de trabalho responsável pela organização, a cerimônia de abertura do Encontro, no dia 10 de maio, ocorrerá na sede do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS). As atividades do dia 11/5 acontecerão no Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (RS) e o encerramento do evento, programado para o dia 12/5, será realizado na sede do Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4). Também no dia 10/5, estão programadas visitas ao Tribunal Regional Eleitoral e ao Tribunal de Justiça Militar.

Gestão documental e gestão de memória

A gestão documental e a gestão de memória são temas distintos, mas complementares e indispensáveis para a adequada administração das atividades de preservação, de gestão de memória e gestão documental de uma instituição pública. Desde a previsão constitucional aos demais normativos aplicáveis definidos por órgãos como CNJ e Tribunais, bem como Arquivo Nacional e Conarq, os órgãos do Poder Judiciário tem se preocupado cada vez mais e evoluído no tratamento do tema.

A gestão documental ocupa-se com o ciclo de vida de todos os documentos judiciais e administrativos, físicos e digitais, produzidos e recebidos nos Tribunais. No exercício de suas atribuições determina, dentre outros aspectos, quais procedimentos devem ser adotados desde a produção, classificação conforme normas arquivísticas e definição de temporalidade dos documentos, respeitando as diretrizes já referidas.

A gestão de memória, por sua vez, é o conjunto de ações que visam à valorização, à organização, preservação e à divulgação da história contida nas variadas fontes produzidas ou recebidas pelos tribunais, tais como documentos, processos judiciais e administrativos, publicações (artigos, periódicos, livros, etc.), personalidades, objetos e imóveis. Tratam-se, em resumo, de iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à difusão da cultura e à educação.

Em 2020, com a publicação da Resolução CNJ n. 324/2020, os tribunais que já vinham se aprimorando nesses temas tiveram um norte comum para, em conjunto, atender aos parâmetros mínimos definidos pelo CNJ, por meio de seus normativos e, assim, unificando e regulamentando as ações necessárias ao aprimoramento da gestão documental e de memória.